Hoe vraag je meerwerk goed af bij een VvE?

VvE's zijn berucht om hun bureaucratie en eindeloze discussies. Dat geldt ook voor meerwerk. Ineens blijkt de voordeur meer schade te hebben dan gedacht, of de kozijnen hebben extra behandeling nodig. Voor je het weet zit je met werk dat niet in de offerte stond.

Het probleem? Bij een VvE beslissen niet één, maar meerdere eigenaren mee. En die hebben allemaal hun eigen mening over wat wel en niet nodig is.

Begin met de juiste voorbereiding

De sleutel zit hem in voorbereiding. Voor je überhaupt begint met schilderen, maak je duidelijke afspraken over hoe jullie omgaan met onvoorziene werkzaamheden. Zet dit zwart op wit in je contract.

Bijvoorbeeld: "Mochten tijdens de werkzaamheden gebreken aan het onderliggende hout worden geconstateerd, dan worden deze tegen kostprijs hersteld na goedkeuring van de opdrachtgever."

Zorg ervoor dat je contactpersoon bij de VvE mandaat heeft om beslissingen te nemen tot een bepaald bedrag. Anders loop je tegen eindeloze vergaderingen aan.

Documenteer alles direct ter plekke

Zodra je extra werkzaamheden tegenkomt, leg je dit meteen vast. Maak foto's van de schade of het probleem. Leg uit waarom het extra werk nodig is en wat de gevolgen zijn als je het niet doet.

Een voorbeeld uit de praktijk: je bent bezig met het schilderen van balkons en ziet dat de waterdichting onder de coating wegrot. Maak direct foto's, leg uit dat dit tot waterschade kan leiden, en geef een inschatting van de kosten.

Het gaat er niet om dat je gelijk groen licht krijgt, maar dat je transparant bent over wat je tegenkomt.

Communiceer helder en direct

VvE-besturen bestaan vaak uit mensen zonder technische kennis. Leg daarom in gewone woorden uit wat er aan de hand is. Geen vakjargon, maar praktische uitleg.

In plaats van "De substraathechting is onvoldoende door vochtintreding" zeg je: "Het oude schilderwerk laat los door vocht. Als we hieroverheen schilderen, komt de nieuwe verf binnen een jaar weer los."

Geef altijd meerdere opties. Bijvoorbeeld: - Optie 1: Minimale aanpak - alleen het loszittende werk wegschrapen (€200) - Optie 2: Grondige aanpak - alles afkrabben en opnieuw gronden (€800) - Optie 3: Niets doen - maar dan vervalt de garantie op dit onderdeel

Krijg goedkeuring voordat je begint

Start nooit met meerwerk zonder schriftelijke goedkeuring. Ook niet als je contactpersoon zegt "doe maar, komt wel goed." VvE's kunnen maanden later ineens beweren dat de goedkeuring niet rechtsgeldig was.

Een WhatsApp-bericht of email volstaat, zolang de goedkeuring maar duidelijk en gedateerd is. Let op: zorg dat de persoon die goedkeuring geeft ook bevoegd is volgens het VvE-reglement.

Werk met vaste tarieven

Maak vooraf afspraken over tarieven voor gangbaar meerwerk. Bijvoorbeeld: "Houtrot reparatie: €45 per uur materiaal inclusief" of "Extra grondlaag aanbrengen: €8 per m²."

Dit voorkomt discussies achteraf en maakt het voor het VvE-bestuur makkelijker om snel een beslissing te nemen.

De moderne aanpak

Steeds meer vakmannen gebruiken tegenwoordig digitale tools om meerwerk vast te leggen. Met spraakberichten leg je snel uit wat er speelt, foto's laten de situatie zien, en een digitale handtekening zorgt voor directe goedkeuring.

Het voordeel: alles is meteen gedocumenteerd en verstuurd. Geen onduidelijkheden achteraf over wat er is afgesproken.

Als het misgaat

Soms krijg je achteraf toch discussie over meerwerk. Dan is goede documentatie goud waard. Foto's van de situatie, tijdstempel van de communicatie, en bewijs van goedkeuring maken het verschil tussen betaald krijgen of een maandenlange discussie.

Houd altijd je werkbonnen bij en noteer precies hoeveel tijd je aan het meerwerk hebt besteed.

Het afhandelen van meerwerk bij VvE's vraagt discipline en goede communicatie. Maar met de juiste aanpak voorkom je ellenlange discussies en krijg je gewoon betaald voor het werk dat je doet.

Wil je weten hoe je meerwerk nog professioneler kunt vastleggen? Kijk dan op ambacht.io voor praktische tools die je werkdag een stuk makkelijker maken.